Backing up Office 365

Microsoft Office 365, sinds kort onderdeel van Microsoft 365, wint al tijden aan populariteit. Sinds de start van huidige WFH-beleid dat veel bedrijven hanteren, heeft de softwarereus al miljoenen nieuwe gebruikers mogen verwelkomen. Gebruikers en bedrijven plukken er de vruchten van... Maar hoe is het geregeld met de back-up?



Office 365 groeit al een aantal jaren gestaag in gebruik en heeft momenteel rond de 200 miljoen actieve gebruikers. De voordelen van het productiviteitsplatform van Microsoft zijn dan ook onmiskenbaar. Om er een paar te noemen; toegang tot applicaties en data vanaf verschillende devices, eenvoudig beheer en betalen naar gebruik. Zeker in het huidige tijdvak, met vele tienduizenden mensen in Nederland werkend vanuit hun thuiskantoor, biedt een cloudgebaseerde werkomgeving uitkomst. Omdat in deze tijden veel meer communicatie digitaal verloopt via bijvoorbeeld e-mail en Sharepoint, is het zaak ervoor te zorgen dat deze data wordt veilig gesteld via een back-up.

Restore aanvragen

Binnen Office 365 is hiervoor een aantal basisvoorzieningen getroffen, die de data en documenten in de e-mail en Sharepoint beschermen. Zo biedt Microsoft een (automatische) back-up die elke twaalf uur wordt gedraaid, waarmee data tot 14 dagen teruggehaald kan worden in de vorm van een ‘terugrol’ van de volledige omgeving van twaalf uur. Een dergelijke Restore moet worden aangevraagd bij Microsoft en het kan enige tijd duren voor het verzoek wordt behandeld. Dit is niet ideaal, wanneer er urgentie is bij het terughalen van specifieke mails of bestanden.

Naast de Restore-optie bewaart Microsoft de inhoud van de prullenbakken voor e-mail en Sharepoint standaard gedurende een bepaalde termijn; eerst in de ‘primaire’ prullenbak en vervolgens in een secundaire prullenbak. Na dertig dagen worden e-mailberichten definitief verwijderd. Binnen SharePoint wordt verwijderde data maximaal 93 dagen bewaard. Tot slot voorziet Office 365 in de mogelijkheid tot dataretentie, oftewel de mogelijkheid om specifieke data voor een langere termijn dan standaard te bewaren of deze na een bepaalde termijn automatisch te verwijderen. Dataretentie is niet bij alle Office 365-abonnementen voorhanden.

Niet genoeg zekerheid

Hoewel Microsoft dus in een aantal keuzes voorziet om de data te beschermen, biedt het niet genoeg zekerheid om bij een calamiteit of een compliance-vraagstuk snel toegang te krijgen tot de benodigde documenten. Immers, het maken van ‘point-in-time’ back-ups is niet mogelijk; een verwijderde mailwisseling van enkele maanden is niet meer te herstellen. In het geval van een hack of ransomware-aanval volstaan de standaard opties van Office 365 evenmin.

Het loont dus zeker de moeite om aanvullende back-up oplossingen te evalueren, die voldoen aan de wensen en eisen van de organisatie. Vragen om in dit proces te beantwoorden, gaan onder meer over Recovery Time Objective, de monitoring-behoefte en de herstelmogelijkheden... En natuurlijk over de vraag of deze back-up oplossing on-premise moet staan, of toch beter als cloud-dienst kan worden afgenomen.

Ben je op zoek naar een back-up oplossing voor de Office 365-omgeving en heb je vragen? We helpen graag om ze te beantwoorden. Neem contact op met ons via bcm-support@kpn.com

Lees ook:
Is uw bedrijfscontinuiteït gegarandeerd?